Başarılı Toplantı Nasıl Olacak?

Galip Yüksel

Önceki yazımda toplantı tanımından, zaman kayıplarından bahsetmiş, toplantının amaç olmayıp amaca hizmet etmesi gerektiğini ve katma değer üretmesi gerektiğini hatırlatmıştım. (Alt grupta yer alan çatışma yönetimi/uzlaşma toplantıları başka bir yazının konusu olacak)

Bu yazıda toplantı öncesi hazırlıklar, toplantının yönetimi ve sonuçlarının alınmasından bahsedeceğim.

Başarılı toplantı nasıl olacak:

Toplantı amacını tanımlamak ön şart olsa da amaca uygun çıktı almamız için yeterli olmaz. Amaca yönelik yönetim ve iyi yönetim destekleri için hazırlık yapmamız gerekir.

Şunlara dikkat etmeliyiz:

1-      Toplantı için amacımız ve çıktılar için hedefimiz olacak.

2-      Bu hedefe ulaşmak için bir planımız olacak. Planın uygulanmasında bazı görsel öğeler, mukayese tabloları, seçilmiş sorular hedefimiz için destek unsurlar olabilirler.

3-      Rutin, kimlerin katılacağı önceden belli bir toplantı değil ise hedefe göre seçilen katılımcılar uygun yollarla makul bir süre öncesi çağırılacak.

4-      Amaç, toplantı yeri, tarihi, gündemi , başlama zamanı, süresi bütün katılımcılar tarafından önceden bilinecek.

5-      Bazı toplantılara bir anda ihtiyaç duyulabilir. Proje, pazar, müşteri, hükümet kararı, para piyasaları, siyasi gerginlikler gibi bir çok değişim, durumun ivedilikle gözden geçirilmesine yol açabilir. Böyle olaylarda standartların dışına çıkılır. Buna rağmen bu tiplerde dahi toplantıyı nasıl tertipleyeceğimizi, nasıl yöneteceğimizi önceden düşünmüş olmalıyız.

6-      Zaman, Konsantrasyon, Kesintiler

·         Toplantılar öngörülen zamanda başlamalı ve bitirilmeli.

·         Her geciken, o sırada anlatılmakta olan konuyu bölmekte, konsantrasyonu düşürmektedir. (Bazılarında birkaç dakika sonra kapılar kapatılır, geciken giremez.)

·         60 dakikadan uzun süren toplantılarda katkı ve verimlilik düşmekte. 90 dakika sürecekse ilk 40 dakikadan sonra 5-10 dakikalık bir mola zihinleri dinlendirir.

·         Haberleşme cihazları en azından sessize alınmalı, telefon konuşması yapılmamalı. Mesaj yazılmamalı.

7-      Katılımcılık

·         Toplantılara gündem ile ve çıktılarıyla ilgisi olanlar katılmalı, fikirlerini söylemelidir.

·         Katılımcıların konuya iştirakı önemlidir. Bazı kişiler çeşitli nedenlerle konuşmak istemezler. Toplantı başkanı bunları teşvik edebilmeli.

8-      Toplantıyı yönetiyoruz

·         Önce kendimizi yöneteceğiz. Amacımız, elde etmek istediğimiz sonuç, katılımcıları konuya nasıl iştirak ettireceğimiz, gündem dışına çıkılmasına nasıl izin vermeyeceğimiz, süresinde nasıl bitireceğimiz, katılımcıları hedefimize nasıl yönlendireceğimiz, kontrol imkanımız varsa yan yana veya karşı karşıya oturmasını teşvik edeceğimiz kişiler, ikramlar varsa sunum tarzı  gibi konular zihnimizde berrak olmalı. İhtiyaç duyabileceğimiz her şey kullanıma hazır olarak çevremizde bulunmalı. (Teknoloji, sekreter, raportör, kayıt cihazı, not defteri, su, ne lazımsa..)

·         Yönetirken ses tonumuz, konuşma tarzımız, vücut dilimizle mesaj verdiğimiz unutulmamalı.

·         Toplantı başında toplantı amacını 1-2 dakika içinde kısaca hatırlatmak faydalıdır. Böylece zihinler konuya odaklanmaya daha hazır olur.

·         Bazen toplantı başkanı uzun konuşmayı sever. Diğerlerine vakit kalmaz. Katıldıkları için üzülürler, sinirlenirler. Bu özellikteki bir başkan, grubu amaçları doğrultusunda hedefe odaklayamaz. Motivasyon sağlayamaz. Yeni çözüm önerileri çıkmaz. İstemeden, adeta zoraki şekilde bir karar alınsa bile uygulamada sıkıntılar yaşanır.

·         Susmayı tercih eden katılımcılar olduğu gibi kimileri çok konuşmayı severler. Bunlar süre ile sınırlandırılmalı. Bazı yöneticiler kum saati ile konuşma süresi koyarlar.

·         Gündem sırasına bağlı kalmalıyız. Bir konuda karar verilmeden diğer konuya geçilmemeli. Maddelere ayrılan süre biliniyor olmalı.

·         Fikirlerin gerekçeleri ile söylenmesine dikkat etmeliyiz.

·         Amacımız sadece bir mevzuda bilgi vermek, eğitim, konferans ve benzerleri gibi değilse, bir şirket içi toplantının katılımcıları, dışarıdan özel bir davetli yoksa, konuyla ve kararlarla ilgili kişiler olmalı ve sayıları 7 yi geçmemeli.

·         Her gündem maddesi sonrasında çok kısa bir özet yapılarak karar yazıya geçirilmeli.

·         Her karar bir eylem demektir. Bu eylemi kim/kimler, ne zaman/ne sürede yapacak kayda geçirilmeli. Eylemin nasıl yapılacağının esasları toplantıda tespit edilebilir, detayları uygulayacak kişi/ gruba verilebilir veya tamamen onların sorumluluğuna bırakılabilir.

·         Tutanağın her hangi bir dosya kağıdına yazılması değil, bir form şeklinde hazırlanması ve bu formun doldurularak elektronik ortamda katılımcılara gönderilmesi uygun olur. Bu düzen kurulursa toplantı bittiğinde form doldurulmuş olarak hazır olur ve gönderilir.

·         Şimdi toplantıya katılanlara ve emeği geçenlere teşekkür edip oturumu kapatabiliriz. 

Galip Yüksel (galipyuksel1@gmail.com)