Toplantı Nedir?

Galip Yüksel

Türk Dil Kurumu nun tanımına göre Toplantı

 

 

           Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima

           Bir meclisin bir yıl içindeki birleşimlerinin her biri

          Toplanma, bir araya gelme, kabarıklık oluşturma

 

 

Anlamlarını taşıyor.

 

Hiç toplantı yapmasak, whatsapp, kısa mesaj, mail, telefon, görüntülü tele konferans, web grupları şeklinde düşüncelerimizi, önerilerimizi paylaşsak, ortak karara varsak olmaz mı?

 

Konuların çoğunda bu metotlar işe yarasa da yüz yüze görüşmenin sağlayacağı duygusal temastan uzak olması faydasını azaltan bir unsurdur. Yüz yüze toplantılar bir sosyal ihtiyacı giderirler, sorumlulukların paylaşılmasına katkıda bulunurlar, yazıya dökülemeyen birçok detayın aktarılmasını desteklerler.

 

Buna rağmen, toplantı sayımız ve süremiz çeşitli nedenlerle fazlalaşmışsa, katılımda zorluklar yaşanıyorsa, katılım maliyeti yüksekse yüz yüze toplantı dışındaki metotları kullanmanın deneneceği konular çoktur.

 

Büyük şirketlerde yöneticilerin çalışma zamanlarının %40 a varabilen miktarının amirlerle, astlarla, proje takımlarıyla yaptıkları toplantılara harcandığını söyleyebiliyoruz.

 

Toplantı, sadece toplantının başlama ve bitmesi arasında geçen zaman değildir. Buna hazırlık zamanı, yolda geçen zaman, bekleme zamanı gibi kayıpları eklememiz gerekir.

 

Hele o toplantılar gerekli değilse, verimli değilse yarattığı moral bozukluğu, ilave maliyet unsuru olarak toplantı maliyetine eklenmelidir.

 

Steve Ballmer den sonra Microsoft a CEO olan Satya Nadella şirketteki tüm toplantıların gerekliliğinin sorgulanmasını ve kaybolan zamanların kazanılması, verimliliğin arttırılması için gereksiz bulunanların yasaklanmasını talep etti. (Bk: http://www.businessinsider.com/microsofts-ceo-is-telling-employees-to-sk...)                                                                                             

 

 

Hint asıllı Satya Nadella Toplantı, Zaman, Verimlilik diyor. Toplantılarda harcanan zamanı azaltın, verimliliği arttırın.

 

Toplantılar katma değer üretmelidir. Toplantı öncesi ve sonrasının mukayesesini yaptığımızda iştirak edenlere, ait olduğu konuya, meydana gelecek eyleme bir değer katılmamışsa, o toplantı için harcanan tüm hazırlık ve uygulama zamanına bir değer katılmamış anlamı çıkar. Bu ise boşa giden zamanlar, hoşnutsuzluk, gereksiz maliyet, düzenleyenler için itibar kaybı anlamlarına da gelir.

 

 

Bu kayıpları yaşamak istemiyorsak toplantılar, öncesi ve çıktılarıyla birlikte ciddiye alınmalıdır.

 

          Zamanı önceliklerimize göre planlayamazsak, ertelendiği için şimdi acilleşmiş olanlara göre planlamak zorunda kalırız. Toplantılar da böyledir. Önceliklerimiz yoksa aciliyetlerimiz ortaya çıkar.

 

 

  Hangi amaçlarla toplantı olur? Bir genelleme yapmak zordur. Buna rağmen bilgi almak-vermek, karar almak-vermek, grubu yönlendirmek-hedef koymak, durum değerlendirmek-danışmak, iletişimi-sinerjiyi-motivasyonu arttırmak unsurlarından biri veya birkaçı toplantı amaçlarındandır.

 

 

Toplantıları kendi içlerinde olağan, olağanüstü, çalıştay (atölye çalışması/workshop), eğitim, seminer, sunum,  talimat, ikna toplantıları gibi adlarla alt gruplara ayırabiliriz. Amaçlarına göre çeşitli alt teknikler kullanılır (Bu yazıda detayına girmeyeceğiz).

 

Bir bakıma arkadaşlar arası buluşmalar, komşu ziyaretleri de farklı toplantı türlerinden sayılabilir. Özel amacı olmayanlar ilişki geliştirip çeşitli mevzularda konuşmak için olsa da bir kısmı yönlendirme amaçlı olabilmektedir.

 

 

 

Fermanımdır Toplantısı. Toplantıyı diğer katılımcılarla bilgi, düşünce paylaşmak değil kendi isteğimizi kabul ettirmek amacı ile yapıyorsak,  dediğim dedik ise neden yapıyoruz ki.

 

Fermanımdır deyip yayınlayalım.

 

Bazı durumlarda bunu yapmak zorundayız. Buna rağmen fikrinizi soran mı var, uygulayın yeter metodu istediğimiz başarıyı sağlayamıyor.    

 

Şirketin, yönetimde tartışılmaz tek otoritesi olsak dahi zorluk çekeceğiz.   

 

Benimsetmek, her zaman talimattan daha verimli sonuçlar sağlar.

 

Seçimle gelinen oda, dernek gibi yerlerde dayatmak gelecek seçimlerde başkanı üzer.

 

Bir çokları gereksizdir ama yapacaksak, toplantı yönetimi bilginin yanına sanatı da katmaktır.

 

Bazı toplantılarda benzer duyguları hissettiniz mi:

 

Yetti artık, başka işimiz var, bitse de gitsek, ara verilirse kaçayım, sazı eline alınca bırakmıyor, her lafa karışıyor, boşa zaman kaybı, en iyisi hiç konuşmamak, zaten kendi söylediklerinin kabulünden başka bir şey beklemiyorlar … gibi.

 

 

 

Toplantının kendisi amaç değildir. Kendisinin bir amaca hizmet etmesi gerekir. Toplantıyı yönetenin bu amacı iyi kavrayıp tanımlamış olması başarılı toplantının ön şartıdır.

 

Başarısız toplantı bu şarta uymamakla, amaç ve uygulama tekniği doğrultusunda plan yapmamakla kolayca sağlanır.

 

Her gün belli bir saatte ve günlük işlerle ilgili en fazla 15 dakika süreceği önceden bütün katılımcılar tarafından bilinen bir rutin-geleneksel toplantı dahi olsa, toplantı başkanının bir plan yapmış olması gerekir. Her gün yeni bir gündür. 

 

Ben fabrika müdürlüğüm sırasında günde birkaç defa ayakta ve 3 dakika olarak bir teknik uygulardım. Haftalık toplantılarımı 60 dakika ile sınırlardım. Kendi şirketlerimde de bunu devam ettirdim.

 

Haftalık rutin toplantılara plansız ve hazırlıksız girmek bir süre sonra bunları anlamsızlaştırır.

 

Aylık rutin toplantılara plansız ve hazırlıksız girmek ise başarısızlık tacınızı takmak için sağlam bir yoldur.

 

Sonraki yazı: Başarılı toplantı nasıl olacak

 

Galip Yüksel (galipyuksel1@gmail.com)